État et avenir des bibliothèques dans les établissements d’enseignement privés de niveaux préscolaire, primaire et secondaire Mémoire présenté à la Société Royale du Canada                                              JANVIER 2014           Coordination et rédaction  Manon Dufresne, responsable de la documentation, FEEP        Collaboration  Forum des responsables de bibliothèque, FEEP  Normand Brodeur, coordonnateur des services à l’enseignement, FEEP  Geneviève Beauvais, directrice des communications, FEEP        Révision linguistique  Mireille Clermont, FEEP                                                       Tous droits réservés.  Il est interdit de reproduire, d’enregistrer ou de diffuser, en tout ou en partie, le présent ouvrage par quelque procédé que ce soit,  électronique,  mécanique,  photographique,  sonore,  magnétique,  sans  avoir  obtenu  au  préalable  l’autorisation  écrite  de  l’éditeur  (Cadre).    Dépôt légal  ISBN 978‐2‐89170‐091‐7        TABLE DE MATIÈRES    PRÉSENTATION DE LA FÉDÉRATION                4               5             6                                                                          6   6   6   7   7   8   8  État de la gestion des archives des établissements d’enseignement privés     9    INTRODUCTION          1. Portrait des centres de documentation       1.1  L’espace physique      1.2  Le financement        1.3        Le personnel        1.4        La gestion de la collection    1.5        Les services        1.6        Les obstacles        1.7        Les défis              2.     CONCLUSION                      10  RECOMMANDATIONS                  11                              Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014  3     PRÉSENTATION DE LA FÉDÉRATION    La Fédération des établissements d'enseignement privés regroupe 190 établissements répartis sur  l'ensemble du territoire québécois. Ces établissements dispensent des services à plus de 110 000  élèves  de l'éducation  préscolaire  et  de  l'enseignement  primaire  et  secondaire,  soit  environ  12 %  des effectifs scolaires québécois.    La  très  grande  majorité  des  établissements  privés,  contrairement  à  ce  que  l'appellation  privée  laisse  croire,  sont  en  fait  des  organismes  à  but  non  lucratif  qui  appartiennent  à  la  communauté  civile. Certaines sont des coopératives de parents ou de travailleurs.    Parmi  ses  membres,  la  Fédération  compte  12  établissements  qui  offrent  exclusivement  des  services  en  adaptation  scolaire  à  des  élèves  handicapés  ou  en  difficulté  d'adaptation  et  d'apprentissage.  La  Fédération  compte  aussi  18  établissements  qui  possèdent  une  résidence  scolaire.    L'école privée est autonome. Elle dispose d'une marge de manœuvre lui permettant de répondre  efficacement  aux  besoins  de  ses  élèves  et  de  s'adapter  aux  exigences  d'une  société  en  changement.    Autrefois  associée  à  l'élite,  l'école  privée  s'est  démocratisée  et  offre  aujourd'hui  une  série  de  programmes  et  de  mesures  pour  accueillir  des  élèves  aux  profils  variés  et  de  différents  milieux  socioéconomiques pour les amener à la réussite.    Enfin,  la  Fédération  contribue  au  développement  de  l’éducation  au  Québec  en  produisant  des  études et des recherches, en participant activement à différents groupes de travail ministériels, en  encourageant et en soutenant le développement de ses membres.    Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014    4     INTRODUCTION    La  Fédération  des  établissements  d’enseignement  privés  remercie  le  Société  Royale  du  Canada  d’avoir initié cette consultation publique portant sur l’état et l’avenir des bibliothèques et centres  d’archives à l’heure du numérique.    Nous  avons  répondu  à  cette  invitation  parce  qu’il  est  essentiel  de  faire  connaitre  la  réalité  particulière vécue dans les établissements d’enseignement privés du Québec quant à la situation  des bibliothèques.     La  mission  éducative  de  tous  les  établissements  d’enseignement  repose  sur  l’information   consignée. Les bibliothèques scolaires permettent un filtrage et une sélection afin de fournir aux  utilisateurs les documents pertinents. Elles visent à créer des lieux stimulants intellectuellement et  ouverts au travail collaboratif.    Les appellations sont variées : bibliothèque, centre multimédia, centre de documentation, etc. Aux   fins  de  ce  rapport,  l’expression  centre  de  documentation  sera  favorisée  puisqu’elle  est  la  plus  répandue et qu’elle inclut les documents sur support imprimé, médiatique et numérique.    Le centre de documentation en milieu scolaire est un service éducatif complémentaire essentiel à  la vie pédagogique et culturelle de l’école. Il est au cœur de l’activité d’apprendre du Programme  de  formation  de  l’école  québécoise  en  faisant  la  promotion  de  la  lecture  et  contribue  ainsi  à  la  réussite  éducative  des  élèves.  En  effet,  la  lecture  est  un  élément  clé  de  la  réussite  scolaire.  Le  centre  de  documentation  est  aussi  le  lieu  par  excellence  pour  développer  les  compétences  informationnelles  que  sont  la  recherche,  la  sélection  et  l’analyse.  Il  favorise  l’esprit  critique  et  l’autonomie.    Le  portrait  de  ces  mines  du  savoir  comporte  plusieurs  aspects  dont  l’espace  physique,  le  financement  et  le  personnel.  Les  services  offerts,  les  obstacles  à  surmonter  et  les  défis  qu’ils  envisagent complètent la description par des perspectives concrètes.    Un court état des lieux sur la gestion des archives des établissements d’enseignement privés vient  compléter  l’image  du  traitement  documentaire  scolaire  qui  est  souvent  confié  aux  centres  de  documentation.    Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014    5     1.  Portrait des centres de documentation     1.1  L’espace physique  La  majorité  des  centres  de  documentation  ont  des  espaces  physiques  consacrés  où  l’on  peut  trouver des coins de lecture et de travail individuel ou en équipe. On y trouve aussi des étalages de  ressources  et  des  postes  informatiques.    Un  mouvement  de  réflexion  a  débuté  depuis  plusieurs  années  dans  les  établissements  d’enseignement  afin  de  répondre  adéquatement  aux  exigences  des nouvelles technologies. Certains établissements ont transformé en profondeur leur vision des  centres de documentation, ce qui les a amenés à apporter des changements physiques importants  des lieux afin de les adapter à la réalité du travail avec des documents numériques et du travail en  équipe.  Des  espaces  sécurisés  virtuels  sous  forme  de  portail  y  sont  souvent  accessibles.  Ceux‐ci  sont les portes d’entrée vers des ressources disponibles en ligne.   Développer le gout de la lecture chez les jeunes est une grande préoccupation des établissements  d’enseignement privés. Dans cette optique, plusieurs écoles ont modifié l’espace physique pour y  intégrer  des  espaces  de  lecture  originaux  et  attrayants.  Il  existe  de  beaux  exemples  notamment  dans certaines écoles primaires par exemple qui ont migré vers des environnements plus ludiques  et attirants.     1.2  Le financement  Le financement des centres de documentation dans les écoles privées membres de la Fédération  repose  sur  le  budget  d’opération  de  l’école,  que  ce  soit  pour  la  rémunération  du  personnel,  les  installations physiques ou encore l’achat de ressources.     De  plus,  depuis  plusieurs  années,  le  ministère  de  l’Éducation  du  Loisir  et  du  Sport  du  Québec  (MELS)  offre  une  allocation  supplémentaire  pour  l’acquisition  de  livres  de  fiction  et  de  documentaires  qui  équivaut  à  4,36  $  par  élève,  soit  55%  de  la  dépense  souhaitée.  Donc,  l'école  doit dépenser 7,93 $ minimum par élève pour avoir droit à cette subvention supplémentaire,  pour  un  cout  net  pour  l'école  de  3,57  $  par  élève.  Le  budget  total  pour  toutes  les  écoles  privées  subventionnées québécoises est de 500 000 $ pour l’année scolaire 2013‐2014.    1.3  Le personnel  Le  personnel  des  établissements  est  composé  en  grande  partie  de  techniciens(nes)  en  documentation.  Le  réseau  de  la  FEEP  compte  toutefois  une  vingtaine  de  bibliothécaires  et  plus  d’une trentaine de préposé(e)s en documentation. Plusieurs établissements peuvent compter sur  un ou deux employés à temps plein. Certains établissements ont confié la gestion de leur centre  documentaire à des enseignants ou à des parents bénévoles.     Chaque établissement fait ses choix en ressources humaines en fonction de sa mission éducative,  de ses effectifs scolaires et des moyens dont ils disposent. Quelques établissements n’ont pas de  centre de documentation et répartissent les ressources dans les classes selon les niveaux scolaires.   Dernièrement,  des  établissements  ont  supprimé  le  poste  de  responsable  de  bibliothèque  en  justifiant cette décision par la venue du numérique.        Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014  6     Le personnel responsable de la documentation peut jouer un rôle pivot dans l’école pour susciter  le gout de la lecture aux élèves et développer leur compétence dans ce domaine. Il peut être un  acteur  important  de  la  persévérance  et  de  la  réussite  scolaires.  Il  conseille  les  élèves  et  les  enseignants  sur  les  choix  de  lecture  en  tenant  compte  des  différents  intérêts  des  élèves.  Par  exemple,  les  intérêts  de  lecture  des  garçons  sont  souvent  très  différents  de  ceux  des  filles.  En  diversifiant l’offre pour tenir compte de ces réalités, en se tenant à jour sur les nouveautés et leur  attrait sur différents publics et en organisant différentes activités d’animation liées à la lecture, le  personnel des centres de documentation contribue de façon importante à la réussite scolaire. Par  exemple,  à  un  élève  qui  n’a  pas  d’intérêt  pour  les  romans,  on  pourra  lui  faire  découvrir  des  magazines sur un sujet qui l’intéresse. En échangeant avec les élèves et en les suivant tout au long  de leur parcours scolaire, le personnel peut proposer des lectures qui donneront à chacun le gout  de lire.    On  note  un  intérêt  marqué  de  la  part  du  personnel  des  centres  de  documentations  des  établissements d’enseignement privés à parfaire leurs connaissances dans leurs domaines. Ainsi,  les formations offertes à ces personnes par la Fédération remportent un franc succès. De plus, il  existe  un  forum  de  discussion  très  dynamique  pour  les  responsables  des  centres  de  documentation  des  membres  de  la  Fédération.  Ce  forum  est  très  utilisé  pour  diffuser  des  informations et échanger sur les aspects techniques et organisationnels propres au milieu scolaire.    1.4  La gestion de la collection  La plupart des centres de documentation dans les établissements d’enseignement privés utilisent  le  système  de  classification  décimale  de  Dewey.  La  grande  majorité  utilise  un  logiciel  pour  permettre une gestion efficace et la circulation des ressources.     1.5  Les services  Les  centres  de  documentation  offrent  les  services  suivants aux  élèves  et  au  personnel  qui  fréquentent leur établissement tant pour la gestion que pour le service de référence:  Gestion  Service de référence     Acquisition, gestion, circulation et diffusion    Animation et mise sur pied d’activités sur le  des ressources documentaires  monde de la littérature  Mise en valeur des utilisations  pédagogiques des ressources    Réalisation de statistiques d’utilisation    Développement d’une collection répondant  aux besoins de l’établissement  d’enseignement aux niveaux éducatif,  artistique, social et culturel    Formation des enseignants et des élèves au  fonctionnement d’un centre de  documentation et à l’exploitation de  l’information où qu’elle soit.  Disponibilité du centre de documentation  avant et après les heures de classe    Référence et soutien aux enseignants et aux  élèves dans la recherche documentaire   Soutien à la consultation par des moyens  informatiques (iPad, poste d’usager,  impression et photocopies)      Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014  7     1.6  Les obstacles  Certains  centres  de  documentation  font  face  aux  obstacles  suivants  provenant  de  deux  sources  soit de l’environnement soit des utilisateurs :  Environnement  Utilisateurs     Manque d’espace ou d’aménagements  physiques dans l’établissement ou en ligne  Faible intérêt des utilisateurs (élèves et  enseignants) pour une démarche de  recherche documentaire réfléchie    Manque de budget et de personnel  Baisse de lecteurs « actifs »    Accroissement des tâches techniques et  informatiques  Rapidité de l’évolution technologique des  formats de documents de laquelle découlent  de nouveaux besoins technologiques qui  exigent des mises à jour des infrastructures  techniques  (bande passante, serveur)  Inaccessibilité aux prêts de documents  numériques (entente à venir entre le MELS  et les éditeurs jeunesse)    Méconnaissance ou sous‐estimation de la  valeur ajoutée des services    Nécessité de déployer plus d’efforts pour le  respect des règles dans l’espace de  consultation individuelle avec la venue des  appareils mobiles   Faible participation des élèves en dehors du  cadre scolaire aux activités proposées  Perte d’intérêt pour les documents en  format papier      1.7  Les défis  Plusieurs centres de documentation entrevoient les défis suivants  dans leur milieu:  Auprès de l’organisation  Envers le numérique     Conserver des espaces physiques stimulants  et accueillants, autant pour le travail  individuel qu’en équipe    Proposer le perfectionnement de la  démarche de recherche documentaire sur  toutes les plateformes accessibles dans leur  milieu en valorisant les documents  «papier»  auprès des enseignants et des élèves    Stimuler le plaisir de la lecture par des  moyens créatifs    Définir une politique documentaire qui  tienne compte des développements en  informatique et des réseaux  Lorsqu’utile, inclure l’acquisition et le prêt  de documents numériques aux collections  (fictions, documentaires et manuels  scolaires) en ayant comme soucis la  protection des données des lecteurs qui  sont mineurs    Promouvoir la pertinence d’avoir un  personnel qualifié pour gérer le centre      Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014    8     2.  État de la gestion des archives des établissements d’enseignement privés    Les  archives  scolaires  des  établissements  d’enseignement  privés  renferment  de  précieuses  informations sur l’histoire de leurs élèves, de l’établissement, du système scolaire québécois et de  la région.     La conservation des bulletins scolaires à un stade semi‐actif jusqu’à l’atteinte de 75 ans d’âge de  l’élève nécessite une organisation particulière qui peut s’avérer exigeante pour ces écoles.    Les établissements privés peuvent s’appuyer sur « Le Guide de gestion des archives » à l’intention  des  établissements  d’enseignement  privés  élaboré  par  Bibliothèque  et  Archives  nationales  du  Québec (BAnQ), en collaboration avec la Fédération des établissements d’enseignement privés.    La venue des formats numériques est loin d’avoir simplifié le travail du personnel non formé en  archivistique à qui la tâche de gestion des archives est confiée. Les choix entre la sauvegarde en  format papier ou dans les différents formats numériques possibles questionnent. La précarité de  leur sauvegarde pour les temps prescrits n’est pas ressentie par un bon nombre d’établissements  au point d’engager des actions concrètes suffisantes. Les moyens financiers manquent.     Les  archives  historiques  des  établissements  d’enseignement  privés  sont  souvent  confiées  au  centre de documentation pour assurer leur conservation.     Dans  le  cas  des  établissements  qui  ont  été  fondés  par  des  communautés  religieuses,  les  fonds  d’archives peuvent avoir été scindés lors de la relève institutionnelle par une corporation laïque  pour  assurer  que  les  deux  entités,  communautés  religieuses  et  écoles,  puissent  conserver  des  traces de l’histoire de l’institution d’enseignement.    Dans  les  établissements  scolaires,  elles  sont  valorisées  par  des  utilisations  liées  aux  activités  éducatives,  sociales,  promotionnelles  pour  eux‐mêmes  et  leur  fondation,  s’il  y  a  lieu.  Elles  contribuent grandement au développement du sentiment d’appartenance à l’organisation.    Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014    9     CONCLUSION  Dans  notre  société  du  savoir  et  de  l’information  à  profusion,  la  valeur  des  centres  de  documentation  n’a  plus  à  être  prouvée.  Une  des  matières  premières  de  l’éducation  étant  l’information, la manière de la rendre disponible dans cet environnement contrôlé qu’est l’école  est  cruciale  pour  des  jeunes  en  apprentissage.  Par  ailleurs,  tous  les  experts  s’entendent  sur  l’impact  de  la  lecture  comme  élément  facilitateur  de  la  réussite  scolaire.  Les  centres  de  documentation  ont  un  rôle  primordial  à  jouer.  La  présence  de  personnes  qualifiées  dans  les  centres de documentation joue un rôle clé pour une utilisation optimale de ces centres et surtout,  pour  appuyer  les  efforts  des  enseignants  dans  le  développement  du  gout  de  la  lecture  chez  les  élèves, un facteur essentiel de réussite scolaire. Par exemple, certaines écoles, notamment celles  qui accueillent exclusivement des garçons, ont développé des collections adaptées aux intérêts de  leur  clientèle.  Quel  que  soit  l’établissement  d’enseignement,  l’accès  à  une  documentation  à  la  mesure de leur mission éducative supporte et fortifie l’action de l’enseignement.     La  valeur  des  centres  de  documentation  doit  être  affirmée  dans  le  contexte  de  l’information  numérique  qui  est  démocratisée,  de  qualité  variable  et  acculturée.  Le  centre  de  documentation  est  le  lieu  par  excellence  pour  fournir  l’accès  à  des  informations  triées  et  sélectionnées  à  ses  utilisateurs, élèves et enseignants. Dans un contexte où le temps est important, l’équipe‐école est  plus  que  gagnante  en  centralisant  ses  ressources  documentaires  et  professionnelles  en  information dans un même lieu de travail et d’échange intellectuel.    La valeur des centres de documentation doit aussi être confirmée dans son rôle de maintien d’une  formation complète de nos jeunes, ce qui mènera à une expertise informationnelle des adultes de  demain.  Les  responsables  des  centres  de  documentation  sont  des  références  et  des  spécialistes  qui  travaillent  continuellement  de  la  manière  la  plus  efficace  possible  dans  cette  marée  informationnelle. Ils sont essentiels dans la transmission d’un savoir‐faire qui est de plus en plus  indispensable aux élèves que nous formons. Tous les établissements d‘enseignement n’ont pas les  mêmes  moyens  financiers,  mais  ils  reconnaissent  que  l’expertise  documentaire  au  sein  de  leur  organisation est un atout.                      Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014    10     RECOMMANDATIONS  Compte  tenu  des  éléments  présentés  dans  ce  mémoire,  la  Fédération  fait  les  recommandations  suivantes :  o Le  maintien  d’un  personnel  qualifié  dans  les  centres  de  documentation  en  milieu  scolaire pour soutenir les enseignants et les élèves dans le choix de documents. Avec  l’avènement  du  numérique,  l’accessibilité  aux  livres  et  aux  documents  est  possible  partout,  en  tout  temps.  Le  rôle  du  personnel  évolue,  mais  n’en  demeure  pas  moins  primordial. La lecture est la clé de la réussite scolaire et tant les enseignants que les  élèves ont besoin d’être guidés dans ce domaine par du personnel qualifié.    o L’actualisation des espaces physiques et virtuelles des centres de documentation pour  exercer  un  effet  motivant  sur  les  utilisateurs  envers  de  la  documentation  diversifiée   de qualité, aura un effet d’entrainement sur le goût au travail intellectuel.    o Le  support  auprès  des  établissements  d’enseignement  privés  dans  leur  gestion  des  archives scolaires doit être bonifié. La préoccupation concernant l’administration et la  conservation  de  ces  ressources  doit  occuper  plus  de  place  compte  tenu  de  l’importance de conserver un accès à ces documents essentiels dans nos vies et pour  notre patrimoine.       Rapport SRC | FEEP, Janvier 2014  11