Consultations sur l’avenir des bibliothèques et des centres d’archives au Canada La gestion du patrimoine documentaire au cœur des Musées de la civilisation - Réalisation de trois projets d’envergure riches de défis. Texte de l’intervention et questionnaire présentés au Groupe d’experts sur l’état et l’avenir des bibliothèques et des centres d’archives du Canada de la Société Royale du Canada. Consultation publique tenue aux Musées de la civilisation - Site du Musée de Place Royale, Salle du Roy, 27 rue Notre-Dame, Québec 11/02/2014 MUSEES DE LA CIVILISATION : Service des collections, des archives historiques et de la bibliothèque (Texte présenté par Juliette Delrieu, Archiviste) LA GESTION DU PATRIMOINE DOCUMENTAIRE AU CŒUR DES MUSEES DE LA CIVILISATION : RÉALISATION DE TROIS PROJETS D’ENVERGURE, RICHES DE DÉFIS. 1 Présentation des Musées de la civilisation Le Musée de la civilisation de Québec a été créé en 1988. Ayant un statut de musée national, il est devenu au fil des décennies, un complexe muséal, aujourd’hui connu sous l’appellation les Musées de la civilisation à Québec (MCQ). Il se compose de cinq entités, que sont le Musée de la civilisation, le Musée de l’Amérique francophone, le Musée de Place-Royale, la Maison historique Chevalier, le Centre national de conservation et d’étude des collections. En 2009, gestionnaire d’un très riche et volumineux patrimoine documentaire, inscrit pour une partie au Registre Mémoire du Monde de l’UNESCO, les MCQ se sont engagés dans la réalisation de trois projets majeurs de conservation des archives historiques et du fonds ancien de la bibliothèque du Séminaire de Québec. La création du Centre National de Conservation et d’étude des collections, le projet GIPA et le Chantier des archives démontrent tout l’intérêt et la vision des MCQ pour ses collections documentaires patrimoniales. 2 Place du patrimoine documentaire en milieu muséal et aux MCQ Les Musées de la civilisation constituent un des nombreux musées canadiens grandement impliqués dans la constitution, le traitement, la préservation, l’accès, l’utilisation et la valorisation d’une part importante du patrimoine documentaire national. Ce patrimoine documentaire, ainsi que les archives institutionnelles des MCQ sont sous la responsabilité du Service des collections, des archives historiques et de la bibliothèque, dirigé par Mme Katy Tari. L’importance des activités de gestion du patrimoine archivistique et documentaire muséal passe souvent inaperçue, tant des milieux archivistiques et bibliothéconomiques que muséaux. Moins bien identifiés, les Musées et leurs archivistes sont donc moins sollicités par ces milieux, et ce, malgré le développement d’expertises et de projets singuliers, dans ces champs de compétences documentaires patrimoniaux. Néanmoins, de plus en plus de muséologues, d’archivistes et de bibliothécaires de musées se penchent sur les valeurs d’information, de témoignage et d’objet muséal de ces patrimoines documentaires et sur les rapports entre les archives et les objets. En effet, la mission des MCQ est plus large que celle de l’accessibilité publique à ses collections (objets et documents patrimoniaux). Axée sur la médiation culturelle et éducative, les expositions et la valorisation patrimoniale par le développement de produits culturels, elle couvre l’étude et la documentation de ses collections par l’utilisation constante de leurs archives rattachées ; ce qu’Alan L. Bain1 résume ainsi : « If museums are where the muses live, museum archives are where they remember.» 3 Panorama des collections documentaires patrimoniales aux MCQ La singularité des MCQ, outre ses collections d’objets, repose sur un très vaste et exceptionnel patrimoine national documentaire, (archivistique et bibliothéconomique) qui s’organise ainsi : 1 Alan L. Bain (archiviste du Smithsonian) : "The muse's memory", Museum News, Vol. 70, N"6, Nov.-Déc. 1991, p.36. 1    Collections et fonds d’archives privées : 650 ml d’archives textuelles, 8 500 cartes et plans, 50 000 photographies, cartes postales, affiches, etc. (XIVe –XXIe siècle). o Fonds d’archives du Séminaire de Québec (XV e -XX e siècles), patrimoine documentaire fondateur, inscrit au registre Mémoire du Monde de l’UNESCO en 20072, o Fonds et collections d’archives privées rattachés aux collections des MCQ (XIXe- XXIe siècles). Bibliothèque patrimoniale : o Fonds ancien de la bibliothèque du Séminaire de Québec et de l’Université Laval (XIVe -XXe siècles) : 185 000 ouvrages et imprimés, plus de 1 500 titres de journaux anciens, auxquels s’ajoutent de très nombreux autres imprimés. Centre de documentation : 40 ml de documents sur tous supports (monographies, périodiques, documents sonores et audiovisuels). (XXe - XXIe siècles). S’ajoutent à cela :   Agrément BAnQ : Les MCQ sont accrédités comme Centre d’archives privées agréé de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Archives institutionnelles des MCQ (dont les dossiers d’archives dites « archives de collections »). 4 Gestion du patrimoine archivistique et bibliothéconomique aux MCQ L’acquisition et la conservation d’archives privées par les MCQ se justifient dans le cadre de sa mission de collectionnement. En effet, ces archives sont toutes reliées aux acquisitions d’objets. Ce fut le cas, lors de la scission des collections initialement conservées au Musées des Beaux-Arts de la Province pour la création du MCQ en 1988, mais aussi lors du prêt à usage des collections d’objets, d’archives et de la bibliothèque du Séminaire de Québec, en 1995. Actuellement, les acquisitions d’archives privées sont aussi le fait de la volonté des donateurs de ne pas scinder leur collection et leurs archives entre plusieurs institutions. Elles permettent surtout la valorisation muséale par la facilitation de leur conservation, de leur accès, de leur utilisation, de leur diffusion, au cœur de la mission muséale. La qualité des activités de gestion d’archives privées des MCQ est reconnue par BAnQ, via son agrément de Centre d’archives privées. À ce jour, également, 21 000 pages de documents d’archives patrimoniales sont accessibles en ligne3. La gestion du fonds ancien de la Bibliothèque du Séminaire et des imprimés reliés aux donations d’objets est sous la responsabilité du Service des collections, des archives historiques et de la bibliothèque. Le centre de documentation est sous celle de la Direction des expositions et de relations internationales. Tous les imprimés sont catalogués dans le catalogue CUBIQ du RIBG (Réseau informatisé des bibliothèques gouvernementales), par chacun des deux responsables. Nos offres de médiation culturelle et éducative muséales se renouvellent constamment pour faire découvrir et apprécier ces documents4, piquer la curiosité citoyenne et anticiper les sujets d’intérêt et besoins 2 http://www.unesco.org/new/fr/communication-and-information/flagship-project-activities/memory-of-the-world/register/full-list-of-registeredheritage/registered-heritage-page-7/quebec-seminary-collection-1623-1800-17th-19th-centuries/" 3 Centre de Référence de l’Amérique Française : http://www.mcq.org/fr/complexe/craf_archives.html et http://podcastmcq.org/anq/repertoire.html?url=http://www.mcq.org/fr/complexe/craf_fonds/craf_fonds.php?idEv=w381 4 Exemples : Événements Rares & Précieux http://www.mcq.org/rares/, Outils éducatifs numériques : http://www.mcq.org/jeux/quete/, Nombreuses expositions en salle et expositions virtuelles : http://www.mcq.org/audubon/menu.html, Émissions de télévision (Télé-Québec, et Podcast,(Itunes), n° 2 des publics et des non-publics. Elles leur proposent des activités dynamiques, in situ, et numériques, axées sur l’expérience et leur interaction. Elles s’ajustent aux nouveaux défis de la médiation numérique et à leurs impacts sur le rayonnement du patrimoine culturel national et de notre institution. 5 Les projets d’optimisation de gestion du patrimoine documentaire des MCQ Conscients des potentiels et des enjeux de la gestion de ses collections documentaires, notamment sous la pression des TIC, les MCQ se sont engagés dès 2009, dans le vaste projet de transformation de la gestion des collections, qui se concrétise par plusieurs importantes réalisations en cours. Il s’incarne d’une part, dans le projet de transformation et d’agrandissement de la Réserve muséale de la Capitale nationale en Centre national de conservation et d’étude des collections (CNCEC), intégrant, sous le même lieu, toutes les collections (muséales, archivistiques et bibliothéconomiques) et les équipes disciplinaires, jusque-là installées sur deux sites différents. Il en découle la réalisation de deux autres projets indissociables que sont d’une part, le projet GIPA- Gestion des Informations Patrimoniales et Associées-, qui consiste en la conception du système d’informations intégrant les bases de données des trois dimensions de collections (archives, bibliothèque et objets), et d’autre part, le Chantier des archives, axé sur la mise à jour de la normalisation descriptive et de la conservation préventive. 5.1 Objectifs de ces projets Ces projets visent l’optimisation des capacités de gestion des collections et de recherche, en offrant un accès, en salle de consultation comme en ligne, aux archives, aux imprimés et aux objets. Plus précisément, ces projets ciblent :        5.2 la bonification de la conservation préventive des fonds et collections documentaires patrimoniales, l’optimisation de leurs conditions de conservation, la maximisation de l’utilisation des espaces, la mutualisation des ressources, l’accroissement et la facilitation de leur accessibilité, tant physique que numérique, la simplification de leur repérage, de leur partage, de leur étude et de leur utilisation, l’intensification du rayonnement national et international de ce patrimoine, comme celui de notre institution. Enjeux et impacts de ces projets Ces projets confèrent une plus value indéniable à notre patrimoine documentaire. Ils soulèvent des enjeux, des défis transdisciplinaires, dont celui de la gestion convergente de nos trois champs de collectionnement (objets, archives et imprimés). Du point de vue professionnel, les tendances lourdes actuelles de la société numérique et économique de l’information et des connaissances culturelles aboutissent à des convergences de pratiques professionnelles (muséologie, archivistique et bibliothéconomie) qui questionnent les assises, les processus, les normes de gestion de chaque champ disciplinaire. Aux MCQ, nous ne travaillons plus en silos de champs disciplinaires mais œuvrons pour gagner en efficacité de gestion comme en qualité de service. En somme, il s’agit de concilier nos acquis, nos principes respectifs, nos fonctions 25 https://itunes.apple.com/ca/podcast/portes-ouvertes-au-musee-la/id548038747?mt=2 , Collaboration au projet Récit National Univers Social http://www.recitus.qc.ca/ressources/banque-images , Publications, http://www.mcq.org/fr/presse/archives.php?idEx=w3226 , etc. 3 communes et nos normes disciplinaires spécifiques, avec les nouveaux besoins et les nouvelles pratiques professionnelles en milieu muséal. Comme beaucoup d’institutions internationales qui ont déjà posé les jalons des enjeux de cette convergence « muséo-documentaire », depuis le début des années 20005, un de nos défis constants est la mutualisation des ressources et des connaissances et la maximalisation de l’exploitation de nos objets et de nos connaissances par tout mode d’accès. Les professionnels des trois champs disciplinaires, par exemple, travaillent de concert, à l’accroissement des collections hybrides (objets, archives et imprimés), qui mobilisent sur un même projet, conservateur et archiviste. Ainsi, en plus des rapprochements disciplinaires, les contraintes budgétaires nous poussent à mutualiser nos ressources dans tous les processus de gestion des collections, de traitement des contenus, la conservation, le sens et la portée patrimoniale qui procurent la valeur ajoutée de nos collections et fonds. Ce projet de convergence des collections archivistique, bibliothéconomique et d’objets au sein d’une même institution, qui plus est, muséale nationale, se réalise en respect des principes et normes disciplinaires. Il constitue un cas de pratique exemplaire au Québec. Les efforts ont été portés sur la recherche des meilleures pratiques et outils dans les trois champs disciplinaires, par l’appel aux collaborations et aux expertises-conseils, notamment dans un contexte où les publications sur ce type de collaboration et de projets sont rares. Ce qui fait des MCQ un organisme de référence au Québec pour la gestion de projet de convergence des patrimoines documentaires et muséaux. Ainsi, 45 ans après la constitution de la « nouvelle muséologie », de la « nouvelle archivistique » ou archivistique intégrée et de la « nouvelle bibliothéconomie », la révolution et les tendances lourdes des technologies numériques ont des impacts sur tous les aspects entourant la gestion du patrimoine culturel. Les TIC offrent d’incessantes nouvelles capacités de traitement, de partage, d’exploitation d’informations et de production de connaissances pour tous, qui poussent les institutions et les professionnels du milieu à ajuster leurs pratiques en fonction des nouvelles attentes et pratiques de gestion et d’accès aux connaissances via le Web. Les pratiques de recherche des chercheurs et des citoyens de la « génération Google » visent à leur fournir des réponses les plus exhaustives et rapides possible, sans expertise de recherche, si possible via un portail unique. En tenant compte des besoins tant institutionnels, professionnels que citoyens, il serait souhaitable qu’au Canada, soit envisagé la constitution d’un organisme fédéral dédié spécifiquement à la collaboration entre centres d’archives, bibliothèques et Musées, à la recherche et l’innovation dans ces domaines, au partage de cadres de référence, de pratiques exemplaires et de développement de projets et de programmes culturels. L’élaboration d’un portail unique fédérant le maximum de systèmes d’informations et de bases de données des institutions culturelles, publiques et privées canadiennes serait un avantage tant pour les chercheurs et les institutions. Celle-ci réunirait les acteurs-leaders du milieu, les organismes-conseils, les grandes associations professionnelles, incluant les musées, les universitaires des trois champs disciplinaires et d’autres champs d’études complémentaires. Le défi de la convergence des disciplines culturelles pourrait être relevé de façon concertée en regard, entre autres, des nouvelles modalités d’accessibilité et de recherche des citoyens. 5 CALM http://www.ala.org/offices/library/CALM/alasaaaammjointcommittee , IFLA http://www.ifla.org/lamms et http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/109.pdf , IMLS http://www.imls.gov/ , BAM http://www.bam-portal.de, BNF http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2011-04-0016-003, entre autres. 4 6 Conclusion Les projets du CNCEC, de GIPA et du Chantier des archives permettront aux MCQ d’offrir aux professionnels, à l’ensemble des citoyens et au patrimoine documentaire muséal, des infrastructures immobilières, matérielles et technologiques de pointe, une offre de services professionnels maximisée, des capacités optimales de conservation, de diffusion, d’accessibilité et de recherche, au sein du système documentaire muséal canadien. Ils conféreront aux MCQ une position d’institution de référence en patrimoine documentaire national dans le domaine muséal. Par leur expertise acquise en matière de gestion d’un centre d’archives et d’une bibliothèque en milieu muséal, les Musées de la civilisation se placent comme des interlocuteurs privilégiés dans la recherche pancanadienne de propositions sur l’avenir des centres d’archives et des bibliothèques au Canada. Juliette Delrieu, Archiviste M.A. Service des Collections, des archives historiques et de la bibliothèque Les Musées de la civilisation Québec, 11 février 2013 5 QUESTIONNAIRE 1. Quelles sont la nature et la composition de votre organisme ? Le Musée de la civilisation de Québec a été créé en 1988. Ayant un statut de musée national, il est devenu au fil des décennies, un complexe muséal, aujourd’hui connu sous l’appellation les Musées de la civilisation à Québec. # Composition Il se compose de cinq entités :  Le Musée de la civilisation,  Le Musée de l’Amérique francophone,  Le Musée de Place-Royale,  La Maison historique Chevalier,  Le Centre national de conservation et d’étude des collections (CNCEC). Effectif : En 2013, l’effectif du Musée compte 156 employés permanents et 87 occasionnels (temps partiel ou temps plein). Aux MCQ, la gestion du patrimoine documentaire (archives historiques et bibliothèque ancienne) est sous la responsabilité du Service des collections, des archives historiques et de la bibliothèque, qui couvre aussi la gestion des documents institutionnels des Musées. # Patrimoine documentaire :  Centre d’archives privées : 650 ml d’archives textuelles, 8 500 cartes et plans, 50 000 photographies, cartes postales, etc., XVe –XXIe siècle ; o Fonds d’archives du Séminaire de Québec (Mémoire du Monde UNESCO, 2007), o Fonds d’archives rattachés aux collections du Musée,  Bibliothèque patrimoniale : o Fonds ancien de la bibliothèque du Séminaire de Québec et de l’université Laval (<1920) (XIVe -XXe siècle <1920) : 180 000 ouvrages, 1 512 titres de journaux anciens, et de très nombreux autres imprimés.  Centre de documentation : 40 ml de documents  Archives institutionnelles des Musées, (dont les « archives de collection »)  Agrément BAnQ : Le service des collections, des archives historiques et de la bibliothèque des MCQ, est Centre d’archives privées agréé de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). 6 2. Votre organisme fournit-il des services (a) directement aux usagers (b) aux membres constituant l’organisme ? : (a) directement aux usagers : Oui (b) aux membres constituant l’organisme : Oui 3. Relativement à la question 2, décrivez les services fournis directement aux usagers et, si votre organisme est un consortium, veuillez décrire les mécanismes en place visant à définir, affiner et mesurer l’impact de ces services aux usagers. 3.1. Les services fournis directement aux usagers externes et internes :  Consultation en salle des archives historiques et du fonds ancien de la bibliothèque du Séminaire (archives, dossiers d’objets, catalogues numériques),  Reproduction de documents (numérisation et prises de vues),  Accès en ligne au Catalogue des archives du Séminaire et à 21 000 pages de documents d’archives historiques numérisés, d’une partie de ce fonds,  Référence et encadrement de la recherche,  Prêt interinstitutionnel (institutions nationales et internationales) (usagers externes)  Prêt interne (usagers internes). 3.2. Le centre de documentation à usage interne, en appui aux autres unités administratives des MCQ. 4. À votre avis, les Canadiens sont-ils informés des contributions que vous apportez aux services des bibliothèques et des centres d’archives ? Peu de gens du grand public connaissent nos fonds et la bibliothèque ancienne, malgré l’abondante information diffusée par les MCQ. Notre information sur ce patrimoine documentaire se fait par des dépliants, des signets, de conférences de presse d’événements d’expositions, radio et télédiffusées, des événements de médiation culturelle, aussi par son site internet, les réseaux sociaux, des séries d’émissions télévisées, des Podcasts, capsules YouTube, etc. et la publicité dans différents médias et des conférences internes (ex. Amis du Musée). Dans le milieu professionnel, nous informons par des conférences externes provinciales et canadiennes lors de congrès (AAQ, ACA, ACFAS, Assemblée générale de la Commission canadienne de l’UNESCO) ou internationales (AGA de l’UNESCO, colloques européens, etc.). 5. Quels obstacles rencontrez-vous dans vos efforts pour améliorer les services des bibliothèques et des centres d’archives ? 5.1. Obstacles budgétaires :  Coût des espaces d’entreposage, des opérations de traitement, de conservation préventive et curative pour les archives et les ouvrages d’une bibliothèque patrimoniale, inutilisée et dont l’accès est limité (en lien avec la conservation),  Coût des services externalisés (numérisation, restauration), d’acquisition des logiciels et matériels très (trop) élevés pour les organisations culturelles, le plus souvent dépendantes de subventions. 7 5.2. Obstacles liés au développement :  L’insuffisance des ressources affecte le développement de projets relatifs au traitement, à la numérisation, à la diffusion, aux partenariats,  Accessibilité en salle actuelle : ouverture publique limitée à trois jours par semaine,  Bibliothèque numérique inexistante : Pour l’instant, aucun contenu numérique de nos livres anciens ou nos journaux anciens. Ce qui freine la diffusion et le rayonnement de nos collections documentaires imprimées,  Sans être un obstacle à proprement parler, l’essor des partenariats des MCQ devrait se focaliser également sur l’intégration de nos archives historiques et bibliothèque ancienne à des projets de recherche et d’enseignements universitaires, mais aussi avec d’autres centres d’archives et les bibliothèques nationales (ex : avec BAnQ ou BAC) ou privées,  Catalogage informatisé du fonds ancien de la bibliothèque à poursuivre : ± 25% des imprimés du sont catalogués à ce jour dans CUBIQ,  Temps de traitement des fonds documentaires et des arrérages non traités. 5.3. Obstacles au rayonnement de nos collections documentaires Les projets des MCQ offriront, d’ici peu, l’accès en ligne aux catalogues des fonds et de la bibliothèque, sur le site institutionnel ; ce qui constitue une réalisation majeure, tant pour les chercheurs que pour l’institution. Néanmoins, du point de vue du rayonnement futur de nos collections en ligne, dans le panorama culturel canadien, ne faudrait-il pas envisager le référencement de notre futur catalogue en ligne dans un portail centralisé canadien ? 6. Quels sont, à votre avis, les défis pour les bibliothèques et les centres d’archives dans les années à venir ?  Rétention des publics, hameçonnage de nouveaux utilisateurs et nouveaux comportements :  Hormis quelques grandes bibliothèques et centre d’archives de grands centres urbains, les structures régionales ou locales ne risquent-ils pas une désaffection des salles de consultation en salle au profit de l’accès et du téléchargement en ligne d’ouvrages / documents numérisés, en prêt ou en achat directement via le site de leurs auteurs ou d’autres sites institutionnels ? Ce qui rejoint le défi de l’assurance d’un service de proximité à la population en regard de l’accessibilité numérique,  Médiation et Innovation : l’innovation par la création de nouveaux produits et services culturels, en partenariat avec d’autres types d’institutions et d’individus (archives, musées, théâtres, galeries, institutions privées, firmes en TI, donateurs, créateurs, éditeurs, etc.),  La médiation entre l’institution, les documents et les citoyens : le crowdsourcing : Gestion des connaissances des collections et adaptation de la fonction de référence vis-à-vis du crowdsourcing (impacts du référencement et de la création de contenu en ligne par les citoyens).  Budget :  Subventions publiques : Restriction des ressources financières et coupures de programmes de soutien au développement de la connaissance de nos collections documentaires (ex. : 8    PNDA), par rapport au volume et diversité des documents à traiter et conserver, et en rapport avec la constante mise à niveau des contenus et de services en ligne, Développement et valorisation du mécénat, Problématique rentabilité des organismes culturels : s’interroger sur la gratuité des services vs le dégagement de revenus autonomes et la rentabilité des centres d’archives, bibliothèques publiques. Concurrence institutionnelle dans la diffusion des documents :  Homogénéisation des sources de diffusion et d’accès documentaire et des contenus culturels diffusés en ligne par des organisations culturelles mondiales, (cf. : numérisation d’imprimés de référence nationaux ou internationaux, que nous possédons dans nos fonds et collections, par des organismes externes, nationaux ou internationaux, déjà leaders dans la diffusion d’œuvres numérisées. (Ex. : Encyclopédie… de Diderot et d’Alembert diffusée sur Gallica, ARTFL, Wiki Source, Google Livres ; des photos d’archives de nos collections sont diffusées sur Pinterest, des Annuaires de l’Université Laval pour l’année académique, 1856 et suivantes, et autres documents anciens produits par l’Université Laval6, sont téléchargeables en ligne (en partie) sur Archives.org et Open Library.org., les Birds of America d’Audubon7 sont en ligne sur le site de la bibliothèque de l’université de Pittsburgh8, et Wikipédia, etc.). Cela peut avoir un impact sur le développement de la numérisation et la capacité d’attraction des fonds et collections numérisées de l’institution propriétaire, particulièrement les moins bien dotées financièrement. En effet, le risque encouru est celui d’une ségrégation du patrimoine documentaire à numériser pour diffusion, selon des critères de gestion, qui ne permettraient plus de refléter l’ampleur, la portée et le contenu singuliers de nos collections archivistiques et documentaires. Juliette Delrieu, Archiviste M.A. Service des Collections, des archives historiques et de la bibliothèque Les Musées de la civilisation 6 Le fonds de la bibliothèque ancienne était autant celle du Séminaire que de L’université Laval, créée par le Séminaire de Québec. C’est pourquoi, nous conservons les productions documentaires de l’université, jusqu’en 1920 – date de césure des collections décidée lors du déménagement de l’université sur le campus de Ste-Foy, dans les années 1960. 7 Conservés au Canada, entre autre aux MCQ, et à BAC, notamment 8 http://digital.library.pitt.edu/a/audubon/plates.html. Même si les MCQ les diffusent dans l’exposition virtuelle « Harmonie ». 9